Konfliktprävention – Vorsorge ist besser als Nachsorge

Konflikte sind teuer und ineffizient: Warum sie also erst entstehen lassen?

Von Dr. Michael Hammes und Stefanie Hartog

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Nach nunmehr 28 Veranstaltungen in über 22 Ländern in Afrika, Amerika, Asien, Ozeanien, Europa und dem Nahen Osten mit rund 2.300 Teilnehmern unterschiedlicher Interessengruppen ging die Global Pound Conference 2016–2017 unter dem Motto „Shaping the Future of Dispute Resolution & Improving Access to Justice“ in London, Großbritannien, am 06.07.2017 zu Ende. Die Konferenzserie hatte zum Ziel, aktuelle und zukünftige Entwicklungen im Bereich der alternativen Konfliktlösung zu identifizieren sowie Perspektiven von Anbietern und Nachfragern von Konfliktlösungen im Hinblick auf Verfahrensnutzung und -hindernisse zu betrachten.

Unternehmen tun nicht, was sie wollen

Bereits in der letzten Ausgabe von DisputeResolution konnte auf Basis der Zwischenergebnisse nach 18 Veranstaltungen festgestellt werden, dass Zusammenarbeit ein wesentlicher Schlüssel zur effizienten Konfliktlösung ist und auch zukünftig sein wird. Dieses Ergebnis hat sich nach Abschluss der Konferenzserie noch einmal deutlicher bestätigt. Fast 60% der Konferenzteilnehmer gaben an, kollaborative Konfliktlösungsansätze einem kontradiktorischen Gerichtsverfahren vorzuziehen.

Umso überraschender erscheint, dass die Konfliktlösungsmethoden, die besonders häufig zur Lösung empfohlen werden, gerade nicht die Ansätze sind, die besonders positiv bewertet oder intensiv genutzt werden. Dieser Widerspruch zwischen Wollen und Tun im Rahmen von Konfliktlösungen zeigte sich bereits bei der Befragung deutscher Unternehmen im Rahmen der zehnjährigen Studienreihe der PricewaterhouseCoopers GmbH (PwC) und der Europa Universität Viadrina (EUV). Dort konnte provokativ festgestellt werden: „Unternehmen tun nicht, was sie wollen.“ Auch wenn die Abschlussstudie der PwC/EUV-Untersuchungsreihe einen positiven, wenn auch langsamen Evolutionsprozess in Richtung einer stärkeren Nutzung von außergerichtlichen Konfliktlösungsverfahren aufzeigt, spiegelt sich der Trend noch nicht in den tatsächlichen Fallzahlen wider.

Ein weniger überraschendes Ergebnis der Global Pound Conference ist indes, dass sich Konfliktparteien einen möglichst schnellen, effizienten und vor allem kostengünstigen Konfliktlösungsprozess wünschen. Auch wenn dieses Kernthema weder neu noch unerwartet ist, zeigt es dennoch deutlich die bestehenden Schwächen auf dem Gebiet der Konfliktlösung. Gerichtsverfahren mögen effektiv sein, jedoch würden vermutlich nur wenige sie als besonders effizient, geschweige denn kostengünstig beschreiben. Dennoch greifen Konfliktparteien im Härtefall nach wie vor auf die altbewährte, wenn auch unbeliebte Methode zurück.

Eine Einigung der Konfliktparteien wird jedoch vielfach bereits durch den Aufbau und den Ablauf eines Gerichtsverfahrens blockiert. Sobald der Gerichtsweg beschritten ist, scheint der Fall ein Eigenleben zu entwickeln. Sonst eher passive Konfliktbetroffene geraten allein durch die Androhung eines Gerichtsverfahrens stärker in eine defensive Position und werden sich mit allen verfügbaren Mitteln zur Wehr setzen. Im Ergebnis führt dies nicht selten dazu, dass es nur noch darum geht, den Fall zu gewinnen, statt tatsächlich den Konflikt zu lösen. All dies steht einem kollaborativen Konfliktlösungsansatz konträr entgegen.

Konfliktprävention – eine lohnende Investition?

Warum es also so weit kommen und Konflikte eskalieren lassen, statt geeignete Maßnahmen bereits zu treffen, bevor Konflikte überhaupt entstehen? Dies erkannten auch die Teilnehmer der Global Pound Conference. Mehr als die Hälfte der Teilnehmer glaubt, dass neben der stärkeren Zusammenarbeit zwischen betroffenen Parteien bei der Lösung von Konflikten ein wesentlicher Zukunfts­trend in der Konfliktprävention liegen wird.

Doch trotz Einigkeit zwischen den Konferenzteilnehmern darüber, dass eine Investition in Konfliktprävention und die Deeskalation vorangehender Prozesse Priorität haben sollten, stehen eigennützige Interessen der Konfliktparteien dem Ergreifen von Präventionsmaßnahmen entgegen, da es zunächst bedeutet, in Vorleistung zu gehen, ohne Ergebnisse zu sehen.

Ein weiterer Faktor könnte in der Rolle der Berater bestehen, die die Parteien im Konfliktfall begleiten und vertreten. Wenn die Honorare dieser Berater primär mit der rechtlichen Vertretung im Konfliktfall generiert werden, können daher mitunter nicht nur die Eigeninteressen der Konfliktparteien, sondern auch jene ihrer Vertreter und Berater einer Veränderung des Status quo entgegenstehen. Gerade deshalb sollten Unternehmen und Unternehmer Maßnahmen ergreifen, um selbst eine Veränderung der Situation voranzutreiben und drohenden Risiken aus Konflikten entgegenzuwirken.

Konfliktkatalysatoren verstehen

Was also sind die notwendigen Voraussetzungen dafür, Konflikte möglichst frühzeitig erkennen zu können? Eine Vielzahl von einfach zu identifizierenden Katalysatoren ist schnell ausfindig zu machen. Wenngleich sich die Konfliktkatalysatoren zwischen Unternehmen aufgrund unterschiedlicher Produkte, Kunden, Lieferanten und Marktbedingungen unterscheiden, lassen sich dennoch industrieübergreifend ähnliche Konfliktpotentiale identifizieren: 1) Änderungen der Eigentümerstrukturen im eigenen Unternehmen oder bei den Kunden und Zulieferern; 2) finanzielle Schwierigkeiten; 3) endende Verträge oder neue Vertragsbedingungen; 4) Änderungen im wirtschaftlichen, politischen oder regulatorischen Umfeld; 5) Akquisitionen, Kooperationen oder Zusammenschlüsse oder auch 6) Projektverzögerungen oder Budgetüberschreitungen.

Diese Konfliktkatalysatoren engmaschig zu überwachen sowie effektive Risikobewertungen und entsprechende Kontrollmaßnahmen zu installieren sind erste Schritte im Konfliktpräventionsprozess. In Ergänzung dazu kann eine entsprechende Zuweisung von Ressourcen zu besonders risiko- und konfliktanfälligen Bereichen die Konfliktbearbeitungsstrategie von einem reaktiven Ansatz zu einer aktiven und planbaren Bearbeitung verschieben und so die Konfliktwahrscheinlichkeit reduzieren.

Zusammenarbeit im Deeskalationsprozess 

Eine weitere Möglichkeit der Konfliktprävention bieten Investitionen in Deeskalationsstrukturen und -prozesse. Sobald drohende Konflikte und Risiken erkannt werden, besteht die Möglichkeit, dies über geeignete Kanäle frühzeitig an entsprechende Stellen zu kommunizieren, um aktiv zu werden und mit der jeweils anderen Partei in Austausch zu treten, bevor Konflikte in einem formellen Verfahren eskalieren. Damit würde auch der Kollaborationsgedanke aufgegriffen, den die Teilnehmer der Global Pound Conference als wesentlichen Zukunftstrend identifizierten.

Ganzheitliches Early-Case-Assessment

Sollte ein Konflikt unvermeidbar sein, lohnt es sich, Zeit und Geld in das Early-Case-Assessment, also eine frühzeitige Fallbewertung, zu investieren. Die Rechtsgrundlagen werden im Konfliktfall zwar schon jetzt häufig detailliert diskutiert und dürfen in einem ganzheitlichen Ansatz nicht fehlen, sind jedoch nicht dessen einzige beachtenswerte Komponente.

Demnach sollte jeder Konflikt wie jede potentielle Investition unter Betrachtung der Kosten und des Nutzens (oder der Chancen und Risiken eines Konflikts, wie dies auch in der 2013 erschienenen PwC/EUV-Studie „Konfliktmanagement als Instrument werteorientierter Unternehmensführung“ erläutert wird) geprüft werden, um auf dieser Basis eine Entscheidung zur weiteren Verfolgung oder Beilegung eines Konflikts treffen zu können. Der Schlüssel zum Erfolg ist hierbei, möglichst viele Komponenten in der Fallbewertung zu berücksichtigen, mit dem übergeordneten Ziel, eine solide Faktenbasis zu schaffen, auf deren Grundlage ein objektiver Fallbewertungsmaßstab erarbeitet werden kann.

Neben möglichen finanziellen Auswirkungen  sollten jedoch auch weitere potentielle Vor- und Nachteile wie z.B.  Einflüsse auf die Reputation und die (Geschäfts-)Beziehung in einer langfristigen Betrachtung berücksichtigt werden. Insbesondere bei langjährigen oder internationalen Geschäftsbeziehungen sollte in der Gesamtbetrachtung abgewogen werden, ob es lohnenswert ist, diese Beziehungen bei relativ kleinen Konflikten aufs Spiel zu setzen.

Nach dem Konflikt ist vor dem Konflikt

Weitere wesentliche Eckpfeiler eines ganzheitlichen Konfliktpräventionsansatzes sind die Nachbesprechung und die nachhaltige Dokumentation von bereits abgeschlossenen Konflikten und Verfahren. Nicht selten geraten Unternehmen durch mangelnde Nachbereitung von Verfahren wiederholt in gleiche oder ähnliche Konflikte, da zu dem Zeitpunkt damals verantwortliche Mitarbeiter das Unternehmen verlassen haben oder Fälle zu weit in der Vergangenheit liegen und so in Vergessenheit geraten. Das kann das unternehmerische Gedächtnis einschränken und dazu führen, dass Fehler wiederholt werden.

Um dies zu vermeiden und aus vorherigen Konflikten zu lernen, sollten sich Unternehmen nach einer Konfliktlösung intensiv mit den daraus abgeleiteten Lektionen auseinandersetzen und reflektieren, wie die Eskalation der Konflikte hätte vermieden oder deren Folgen zumindest hätten reduziert werden können. All diese Komponenten sollten in das Konfliktpräventionssystem einfließen, um zu einer effizienten und nachhaltigen Konfliktsteuerung beizutragen.

Eine lohnende Investition in die Zukunft

Konflikte lassen sich besonders in Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen nicht vollständig vermeiden. Aber ein definierter und planbarer Prozess zum Umgang mit Konflikten minimiert nicht nur das finanzielle Risiko, sondern trägt auch unmittelbar zu einer effizienteren und vor allem nachhaltigen Lösung von Konflikten bei. Frühzeitige Investitionen in entsprechende Konfliktpräventionsstrukturen und -prozesse machen Unternehmen daher nicht nur kurzfristig robuster, sondern auch zukunftsfähiger.

michael.hammes@de.pwc.com

stefanie.hartog@de.pwc.com